Virtual Office, Berkantor di Dunia Maya
KOMPAS.com - Kondisi jalan yang kurang bersahabat membuat banyak pekerja mulai mempertimbangkan untuk bekerja dalam virtual office (kantor maya).
Pada dasarnya kantor maya adalah kantor yang tak kasat mata, tapi di dalamnya terdapat berbagai kegiatan sebagaimana perkantoran berbentuk fisik. Meski tak berwujud, karyawan tetap bisa melakukan tugas kesehariannya tanpa harus nongkrong seharian di kantor.
Manajer pun bisa melakukan koordinasi dan komunikasi (briefing atau meeting) dengan para karyawannya yang tersebar di berbagai tempat. Semuanya tentu dengan memanfaatkan dunia maya atau internet sebagai medianya.
Untuk membuat kantor maya sendiri di rumah memang tak banyak yang dibutuhkan. Syaratnya, Anda hanya perlu terhubungan dalam komunikasi elektronik. Sementara untuk mekanisme kerjanya cukup dengan:
1. Menyediakan komputer dan perlengkapan non komputer.
2. Menyediakan jaringan internet untuk memudahkan akses informasi.
3. Menggunakan konferensi telepon atau video untuk kemudahan komunikasi.
4. Menjadwalkan pertemuan rutin.
5. Melakukan rutinitas kerja seperti biasa.
Bisa sewa
Jika ingin memiliki kantor maya yang lebih prestisius, saat ini banyak perusahaan yang menyediakan jasa kantor maya. Anda dapat menggunakan layanan ini karena kantor maya ini juga menyewakan alamat dan lokasi kantor strategis sehingga Anda mudah untuk menemui para klien.
Kantor maya ini umumnya dilengkapi berbagai fasilitas layaknya sebuah kantor profesional seperti meeting room, internet cafe, internet access, cafe, lounge, printing, copier, dan lain-lain. Selain menyewakan alamat bisnis yang prestisius, kantor maya juga biasanya menyediakan resepsionis profesional, nomor telepon dan faks khusus dengan operator pribadi dan greeting sesuai dengan nama perusahaan penyewa. Telepon masuk dari klien juga dapat ditransfer langsung ke nomor pribadi atau ponsel penyewa.
Dengan adanya konsep kantor maya ini, penghematan biaya kantor dimungkinkan, namun profesionalitas Anda sebagai pelaku bisnis tetap terjaga. Lalu, berapa biaya sewanya? Memang berbeda-beda, tergantung perusahaan penyedia jasanya. Namun, rata-rata mulai Rp 250.000 per bulan. Penyewaan ini sudah pasti lebih efisien dibandingkan bila Anda harus mempunyai kantor sendiri yang lengkap dengan meeting room dan fasilitas lain.
Untung rugi
Selain tak perlu bermacet ria, berkantor secara virtual akan memberikan lebih banyak waktu untuk karyawan melakukan kegiatan pribadi dan sosial. Lalu, bagi Anda yang tidak dapat meninggalkan rumah, dapat bekerja tanpa harus pergi ke kantor. Bagi perusahaan, kantor maya bisa mengurangi biaya penyediaan fasilitas kantor seperti ruangan, furniture, AC, peralatan kantor, dan lain-lain.
Meskipun begitu, virtual office tetap memiliki kekurangan. Pertama, kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur. Seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai. Hal ini tentu bisa menyita waktu bersama keluarga di rumah.
Kedua, ketidakberadaan di kantor resmi biasanya membuat karyawan kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan. Sebab jarang terjadi tatap muka antara pimpinan dengan karyawannya. Ketiga, kantor maya membuat tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang karena banyak pekerjaan bisa dilakukan komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya.
(CHIC/Erma Dwi Kusumastuti)
Sumber kompas